Po jakim czasie można niszczyć dokumenty księgowe?

Dział księgowości na co dzień przetwarza duże ilości dokumentów. Większość z nich wymaga przechowywania przez pewien czas określony w przepisach. Mogą ich zażądać na przykład organy państwowe podczas kontroli. Jak długo trzeba archiwizować dokumenty księgowe? W jaki sposób należy je zutylizować?

Zdecydowana większość dokumentów księgowych wymaga przechowywania przez określony w przepisach okres. Archiwizacji podlegają m.in.:

• faktury i paragony,
• dokumenty WNT i WDT,
• dokumenty importowe/eksportowe,
• dokumentacja pracownicza,
• dokumentacja ZUS,
• sprawozdania finansowe,
• deklaracje podatkowe.

W 2019 roku weszły w życie przepisy, na mocy których skrócono czas przechowywania dokumentacji księgowej do 5 lat. Warto jednak mieć świadomość, że termin liczy się nie od momentu przekazania dokumentów do archiwum, a od końca roku podatkowego, którego dotyczą. Dobrym przykładem jest rok 2024, pod koniec którego można zniszczyć dokumenty z roku 2018. W praktyce czas przechowywania może więc wynosić nawet 6 lat, jeśli dokumentację dostarczono na początku roku.

Minął okres przechowywania dokumentów księgowych? Pora je zutylizować! Pozostaje jednak pytanie, jak zrobić to w pełni bezpiecznie. Dane księgowe nie zawsze mają charakter poufny, ale dla większej ochrony dobrze, aby nie można było ich odtworzyć. Najczęściej pod koniec roku firma dysponuje sporą ilością dokumentów do zniszczenia, dlatego warto skorzystać z usługi masowej utylizacji. Więcej na ten temat przeczytasz tutaj: https://www.rhenus-office.pl/uslugi/niszczenie-nosnikow-informacji/masowe-niszczenie-dokumentow/. Masowe niszczenie dokumentów księgowych, takich jak faktury czy deklaracje, pozwala oczyścić archiwum.

Obowiązkiem każdego przedsiębiorcy jest przechowywanie dokumentacji księgowej wymienionej w przepisach. Należy też przedstawić ją na żądanie na przykład organu podatkowego podczas prowadzonej kontroli lub czynności sprawdzających. Przedsiębiorca powinien dochować starań, aby dokumenty przez kolejnych 5 lat pozostały w dobrym stanie, dlatego tak istotne jest ich prawidłowe zabezpieczenie. Istotnym obowiązkiem jest również bezpieczna utylizacja, a szczególnie tej części dokumentacji, która zawiera dane poufne. W tym zakresie firmy często korzystają z usług outsourcingowych, o których więcej można przeczytać tutaj: https://www.rhenus-office.pl/uslugi/niszczenie-nosnikow-informacji/. Niszczenie nośników informacji dotyczy nie tylko dokumentów w formie papierowej, ale również cyfrowej.

Art. sponsorowany