Dlaczego warto budować system workflow na platformie low-code?

Dedykowane konkretnym procesom systemy workflow bywają trudne do skalowania i adaptacji do zmiennych wymagań środowiska biznesowego. Alternatywą dla nich są platformy low-code, oferujące dużo więcej możliwości, a jednocześnie intuicyjne podejście do budowania aplikacji. Jakie korzyści przynosi organizacjom ich wykorzystanie? Dlaczego warto wziąć pod uwagę platformy niskokodowe w kontekście wdrażania i utrzymania oprogramowania usprawniającego workflow? Wyjaśniamy.

System workflow to oprogramowanie usprawniające organizację przepływu pracy (workflow) w firmie w celu zwiększenia efektywności operacyjnej (choć termin ten można również odnieść ogólnie do sposobu organizacji pracy w przedsiębiorstwie). Za jego sprawą poszczególne zadania realizowane są w sposób usystematyzowany, przejrzysty, a często również bezobsługowy. Takie wykorzystanie technologii w codziennej pracy umożliwia m.in.:

• efektywniejsze zarządzanie przepływem dokumentów, zespołami i danymi, 
• sprawniejszą komunikację,
• integrację zadań między działami firmy na praktycznie każdym etapie ich organizacji,
• automatyzację procesów biznesowych.

Za sprawą systemu workflow automatyzowane mogą być takie istotne procesy biznesowe jak:

• obieg dokumentów (akceptacja faktur kosztowych, przetwarzanie wniosków urlopowych, delegacji itp.), 
• komunikacja z klientami, 
• personalizacja ofert, realizacja procesu sprzedażowego,
• zarządzanie procesami związanymi z zasobami ludzkimi (np. kadry, księgowość, rekrutacja, outsourcing). 

Oprogramowanie workflow w organizacji znacząco redukuje ryzyko błędów ludzkich, usprawnia przepływ informacji, maksymalizuje możliwości analityczne przedsiębiorstwa (lub jego poszczególnych działów), przekłada się na oszczędność czasu i zwiększenie efektywności operacyjnej firmy. Oczywiście, aby mogła ona w pełni czerpać korzyści, jakie oferuje taka technologia, należy najpierw wdrożyć system workflow, a potem zadbać o jego utrzymanie i optymalizację zgodną z wyzwaniami, potrzebami i możliwościami organizacji.

Platformy low-code to rozwiązania pozwalające na sprawne tworzenie aplikacji bez znajomości języków kodowania (lub ograniczające do minimum ich użycie) czy specjalistycznej wiedzy z zakresu IT. Dzięki nim obiegi pracy dostosowane do konkretnych potrzeb firmy albo jej działów mogą tworzyć nawet osoby bez takiego doświadczenia. Zastosowanie platform niskokodowych eliminuje potrzebę angażowania zespołów programistycznych na każdym etapie projektu, a zarządzanie workflow za ich pomocą staje się szybsze, łatwiejsze i dostępne dla szerszego grona pracowników.

Jak to działa w praktyce i w porównaniu z klasycznym systemem workflow?

Platforma low-code oferuje graficzne edytory pozwalające na projektowanie procesów biznesowych w intuicyjny sposób, często w formie przeciągania i upuszczania elementów na schematy przepływów pracy (drag & drop). Użytkownicy mogą samodzielnie zarządzać podstawowymi elementami systemu workflow, tworzyć sekwencje zadań, definiować reguły biznesowe oraz integrować różne systemy, takie jak ERP czy CRM. W klasycznych systemach workflow takie działania wymagają zaawansowanego kodowania i znacznie większego zaangażowania zespołów IT. To zaś generuje koszty, wydłuża czas wdrożenia oraz interwencji w przypadku usterek czy potrzeby modyfikacji obiegu.

Co więcej, platformy low-code dają sposobność szybkiego usprawnienia procesów już zdefiniowanych. Jeśli firma zdecyduje się na rozszerzenie obiegu dokumentów o kolejne kroki (np. dodatkowa weryfikacja w dziale księgowości), to wprowadzenie tej zmiany w procesie workflow zajmie prawdopodobnie kilka minut i nie będzie wymagać tworzenia dedykowanego kodu od podstaw czy nowego obiegu. Na rynku dostępne są też platformy, w których zastosowano rozwiązania pozwalające na modyfikowanie obiegów, które są nadal procesowane (np. InstantChange™), co przekłada się na jeszcze większą oszczędność czasu, elastyczność działań i zdolność adaptacji w dynamicznym środowisku biznesowym.

• Elastyczność i skalowalność
• Niższe koszty wdrożenia i utrzymania systemu
• Szybkość
• Redukcja ryzyka i błędów ludzkich
• Zwiększenie efektywności operacyjnej
• Poprawa przepływu informacji oraz komunikacji w firmie
• Skuteczniejsze zarządzanie przepływem danych

Wybór platformy low-code jako systemu workflow to zawsze kwestia indywidualna i wymagająca rzetelnej analizy. Obok własnych preferencji warto zwrócić uwagę na takie aspekty jak: intuicyjność interfejsu, możliwość integracji z istniejącymi systemami IT, zakres digitalizacji procesów, skalowalność, zabezpieczenia, wydajność, wsparcie techniczne i funkcje dodatkowe (np. OCR, modyfikacja obiegów pracy w czasie rzeczywistym). Jeśli zarządzasz dużą organizacją, upewnij się, że system workflow pozwoli Ci sprawnie obsługiwać dużą liczbę faktur, a także będzie skalowalny, rosnąc wraz z firmą i jej zmieniającymi się potrzebami.