Półprawdy związane z archiwizowaniem dokumentów

Wiedza o tym, jak zachować istotne firmowe dokumenty, może być trudna do egzekwowania, jeśli nie masz właściwych informacji. Czy powinny być trzymane w domu, w pracy, czy w wynajętym lokalu? Postanowiliśmy wyjaśnić wszystkie półprawdy dotyczące tego problemu! Oto cztery typowe nieporozumienia dotyczące przechowywania dokumentów. Zapraszamy do zapoznania się z artykułem!

„Biuro to odpowiednie miejsce do przechowywania dokumentów”

Zasady bezpieczeństwa, które chronią tajne dokumenty przed niepożądanym dostępem, są rzadkością w firmach. Informacje umożliwiające identyfikację osobistą (PII) i chronione informacje zdrowotne (PHI) są bezpiecznie przechowywane w centrum dokumentacji poza siedzibą (PHI). Twoje akta są chronione przez Centrum Dokumentacji przed katastrofami naturalnymi i bezprawnym dostępem. Usługa jest dostępna tylko dla upoważnionych specjalistów ds. zarządzania dokumentacją, którzy mają dostęp do tła i są do tego upoważnieni. Co więcej, na Twoje żądanie wysyłają pliki w samochodzie śledzonym przez GPS.

„Dokument musi być bez przerwy przechowywany”

Nie każdy dokument musi być przechowywany w nieskończoność. W rzeczywistości większość dokumentów ma skończoną żywotność. Przechowywanie ich dłużej niż jest to wymagane, grozi kradzieżą tożsamości, oszustwami handlowymi i odpowiedzialnością prawną. Twój dostawca usług przechowywania danych pomoże Ci w zarządzaniu zapasami pamięci masowej, tak abyś nie przechowywał niczego dłużej, niż jest to konieczne.

„Proces przechowywania dokumentów poza firmą jest wymagający”

Źródło: pika.pl

Wyszukiwanie plików może zająć kilka minut na jeden dokument, a zmarnowany czas nigdy nie zostanie nadrobiony. Przechowywanie dokumentów poza siedzibą firmy gwarantuje porządek dokumentów i optymalizuje procedury wyszukiwania. Dokumenty są wysyłane do centrum danych i śledzone za pomocą kodów kreskowych przez firmę zajmującą się archiwizacją. Można je dostarczyć ręcznie tego samego dnia lub przenieść na komputer za pomocą „Skanowania na żądanie” za pomocą jednego kliknięcia. Innymi słowy, outsourcing tej operacji poza obiekty firmy jest dużo łatwiejszy i bezpieczniejszy, niż się wydaje.

„Nie należy przejmować się zgodnością rekordów”

Aby zachować zgodność z zasadami i przepisami, musisz wiedzieć, jakie dokumenty przechowywać i jak długo. W czasie archiwizacji usługa przechowywania dokumentów zabezpiecza i zarządza Twoimi danymi. Będziesz mieć szczegółowy zapis audytu operacji przechowywania, pobierania i usuwania.

Zrozumienie tych połączeń pozwoli Ci zaoszczędzić czas i pieniądze na dłuższą metę.

Podsumowanie

Wielu zniechęcają błędne poglądy na temat przydatności i ważności archiwizacji dokumentów, które w ogóle uniemożliwiają im korzystanie z nich. W żadnym wypadku nie powinieneś dać się im zwieść; zamiast tego sprawdź dokładnie fakty i skonsultuj się z ekspertem w tej dziedzinie. Szczególnie, gdy na co dzień borykasz się z problemem przechowywania istotnej i „wrażliwej” dla przedsiębiorstwa dokumentacji.

mat. promocyjny