Ułatwienia dla odbiorców ciepła w MPEC w 2016 r.

Obecnie MPEC Sp. z o.o. w Łomży wysyła drogą elektroniczną ok. 20% faktur za energię cieplną. Począwszy od Nowego Roku odsetek klientów korzystających z tej formy powinien się zwiększyć. Każdy odbiorca dotychczas posługujący się wersję papierową dokumentu rozliczeniowego, wraz z fakturą za grudzień 2015 roku otrzyma pismo zachęcające do zmiany formy tego dokumentu oraz stosowne oświadczenie.   Dodajmy, że e-faktura, to  dokument elektroniczny mający cechy faktury. Za pomocą e-faktury można rozliczać się tak samo jak przy użyciu faktury tradycyjnej, papierowej.

Zgodnie z uzasadnieniem wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z 20 maja 2010 roku (sygn. I FSK 1444/09) faktura przesłana w formie elektronicznej, a następnie wydrukowana u odbiorcy nadal może być traktowana jako faktura tradycyjna i nie musi spełniać wymagań dla faktury elektronicznej.

 Stosowanie e-faktury ma wiele zalet:

oszczędność – w porównaniu z tradycyjną fakturą odpadają koszty przesyłki pocztowej terminowość oraz bezpieczeństwo przesyłki – w porównaniu z tradycyjną fakturą znika ryzyko niedostarczenia faktury, wygoda przechowywania – faktura elektroniczna nie zajmuje tyle miejsca co faktura papierowa, poza tym można ją przejrzeć w dowolnej chwili.

Podstawowym warunkiem stosowania faktur w formie elektronicznej jest uzyskanie wcześniejszej akceptacji od kontrahentów. Wystawianie i przesyłanie e-faktur można rozpocząć następnego dnia po dokonaniu akceptacji przez odbiorcę. Z akceptacją e-faktur ściśle wiąże się też utrata prawa do ich wystawiania. Podatnik traci prawo do stosowania faktur elektronicznych (w przypadku cofnięcia akceptacji przez odbiorcę faktury) od dnia następującego po dniu, w którym otrzymał powiadomienie od odbiorcy o wycofaniu akceptacji.

Faktury elektroniczne można korygować i wystawiać ich duplikaty. Powinny mieć one co do zasady formę elektroniczną. Wyjątkowo w przypadku przeszkód formalnych lub technicznych, uniemożliwiających wystawienie i wysłanie tych dokumentów w formie elektronicznej, dopuszcza się wystawienie dokumentu papierowego (na przykład gdy kontrahent cofnie akceptację).

Kolejnym krokiem ułatwiającym kontakt z Odbiorcami ciepła będzie internetowa aplikacja eBOK czyli Elektroniczne Biuro Obsługi Klientów. Użytkownik będzie mógł korzystać z następujących usług:

Rachunki i płatności - użytkownik ma możliwość sprawdzenia aktualnego stanu konta wraz z odsetkami naliczonymi w notach, wystawionych faktur i płatności za nie, wyszczególnienie pozycji  faktur, historię faktur z ostatniego okresu, Liczniki – użytkownik może sprawdzić odczyty licznika ciepła od daty zawarcia umowy oraz sprawdzić aktualną moc zamówioną, aktualny cennik poszczególnych pozycji faktury, Korespondencja – użytkownik może zgłosić awarię, skargę na niewłaściwe parametry czynnika grzewczego wysokich parametrów, zgłosić zmianę danych strony umowy, złożyć reklamację lub wysłać pismo innej treści; istnieje również możliwość sprawdzenia historii dokumentów wysyłanych do Spółki za pośrednictwem eBOK,  Dokumenty - użytkownik ma możliwość sprawdzenia: numeru zawartej umowy, datę zawarcia umowy, oraz ma dostęp do treści umowy oraz załączników i aneksów do niej, e-Faktury - użytkownik ma możliwość zgłoszenia akceptacji e-Faktury, zmiany adresu e-mail dla e-Faktur, wycofania akceptacji e-Faktury, Wiadomości – tu znajdą sięwiadomości i komunikaty wysyłane przez Spółkę, Kontakt –dane teleadresowe do kontaktu inną drogą niż za pośrednictwem eBOK.

 Usługa eBok, po przeprowadzeniu testów, powinna zacząć funkcjonować w II półroczu 2016 roku. Dodajmy, że będzie to usługa bezpłatna.